En struktur som håller
Mappstrukturen avgör om dokumenten hittas om ett år.
Utgå från hur ni arbetar
Den vanligaste missen är att bygga strukturen efter hur filerna råkar vara organiserade idag. Bygg istället efter hur ni arbetar: per kund, per projekt eller per avdelning.
Fråga dig: när jag letar efter ett dokument — vad vet jag om det innan jag börjar söka? Oftast vet du vilken kund eller vilket projekt det gäller. Då ska det vara den första nivån.
Ett exempel
Kunder/
├── Acme AB/
│ ├── Avtal/
│ ├── Fakturor/
│ └── Korrespondens/
└── Beta Konsult/
├── Avtal/
├── Fakturor/
└── Korrespondens/
Projekt/
├── Intern utveckling/
└── Kundprojekt/
Internt/
├── Rutiner/
├── Mallar/
└── Personal/Få nivåer, tydliga namn. Djupa hierarkier blir svåra att navigera och ingen minns var man la något.
En struktur för hela företaget
Om varje avdelning bygger sin egen struktur blir det snart lika rörigt som innan. Bestäm en gemensam princip — och håll den.
Hur du bygger en mappstruktur som håller: utgå från arbetssättet, få nivåer, tydliga namn. Med ett konkret exempel.
Betyg
0
0
Det finns inga kommentarer just nu.
Gå med i denna Kurs
för att vara först med att lämna en kommentar.