Vad som gör en signering värd något

Att skriva sitt namn i ett dokument bevisar i sig ingenting — vem som helst kan skriva vilket namn som helst. Det som ger en underskrift värde är tre saker:

1. Identiteten — det är styrkt att det är du som skrev under, inte någon som känner till ditt namn.
2. Tidpunkten — det finns ett tidsstämpel som visar när det hände.
3. Oföränderligheten — det går att upptäcka om dokumentet ändrats efter signeringen.

Signeringen i arbetsytan ordnar alla tre. Du laddar upp dokumentet, väljer vilka som ska skriva under, och systemet sköter identitetskontroll, tidsstämpling och spårning.

Varför inte skriva ut och skanna

Den vanligaste invändningen är att det går fortare att skriva ut, signera och skanna. Det stämmer sällan:

• Pappersvägen kräver att någon är på plats, har en skrivare, och att skannern fungerar.
• En inskannad signatur är en bild — den kan klippas in i ett annat dokument utan spår.
• Det signerade papperet måste sedan arkiveras någonstans, och hittas när det behövs.

Med digital signering ligger beviset kvar i systemet, kopplat till dokumentet och till ärendet det gäller.

När du ska använda det

Allt som kräver ett godkännande med namn och datum:

• Avtal och offerter som kunden ska godkänna
• Anställningsavtal och policyer som medarbetaren ska bekräfta
• Fullmakter och godkännanden i ärenden
• Protokoll och beslut som ska styrkas

Ska något bara läsas och kvitteras räcker ofta ett vanligt godkännande i systemet. Signering är för det som behöver ett bevis med namn och tid.

Det här kursen täcker

Skicka ett dokument för signering, följa status, signera med BankID, och arkivera det signerade så att det går att hitta igen.